Udbud

Et udbud er et offentligt indkøb, som din virksomhed i henhold til gældende lovgivning har ret til at give et tilbud på. Det er i fasen op til udbuddet, at din virksomhed skal være aktiv. I den perfekte verden er det faktisk din virksomheds innovation og kontaktskabende aktiviteter, som giver anledning til, at der overhovedet udformes et udbud.

Kan din virksomhed anvise nye løsninger, tilbyde nye kompetencer og opbygge offentlig-privat innovation, vil I være langt foran på point, når udbudsprocessen går i gang. Læs videre her og find ud af meget mere om licitationsudbud, udbudsprocesser, hvordan man byder på et udbud og få svar på spørgsmålet: Hvad er et udbud?

Vi er den eneste virksomhed i Danmark, som er specialiseret i strategisk salgsrådgivning, der bidrager til hurtigere og bedre resultater på det offentlige marked. Læs mere om os, se vores cases og kontakt os for en dialog om, hvordan vi kan hjælpe dig med at vækste din virksomhed på det offentlige marked.

Tilbud, udbud og licitation

Et tilbud skal bygge på en grundig markedsanalyse af den offentlige enheds behov og vilkår, en forudgående dialog og et etableret tillidsforhold til den offentlige enhed. Selve tilbudsgivningen er faktisk blot en formalitet, som afslutter en god B2G-indsats. Og på den måde kan kritikerne få ret i, at alt er »afgjort på forhånd«.

Den offentlige enhed foretrækker leverandører, som har sat sig ind i forholdene, som har taget sig tid til at indgå̊ i en dialog, og som de har lært at kende som troværdige partnere. Men ingen bliver lovet at vinde en kontrakt på forhånd. Der er skrappe regler for, hvilke informationer man må udveksle med udbudsgiveren, når først udbudsprocessen er gået i gang.

Udbudsprocesser: Hvordan byder man på et udbud?

De offentlige myndigheder kan vælge mellem en række forskellige udbudsformer. Nedenfor følger de procedurer, som udbyderen af ordren skal følge, når denne indhenter tilbud og efterfølgende tildeler ordren til en tilbudsgiver:

Ved offentligt udbud indrykkes en annonce i EU-tidende, som et licitationsudbud, hvor alle virksomheder opfordres til at afgive tilbud. Udbudsformen er velegnet, når ordregiveren kan acceptere, at der kan komme et meget stort antal tilbud ind. Der kan for eksempel være tale om en standardvare, hvor der alene konkurrences på pris.

Her er det ikke vanskeligt at sammenligne tilbuddene. Men udbudsformen kan også omvendt bruges, hvor der er meget få tilbudsgivere i et marked. Ordregiveren kan opstille ufravigelige krav til tilbudsgiverens faglige og finansielle kompetencer.

Ved begrænset udbud gennemføres først en prækvalifikation og dernæst det egentlige tilbud. I første fase annonceres efter virksomheder, der gerne vil prækvalificeres. I annoncen angives nogle objektive og ikke-diskriminerende kriterier, som vil blive brugt ved prækvalifikationen. Ordregiveren udvælger derefter et antal virksomheder.

I anden fase får disse prækvalificerede virksomheder tilsendt det egentlige udbudsmateriale. Denne udbudsform er velegnet, når ordregiveren ønsker at begrænse antallet af tilbud, eksempelvis hvis der er tale om en kompliceret opgave, eller hvis der konkurreres på andet end pris.

Udbud ved kvalifikationsordning gælder kun for forsyningsvirksomhedsdirektivet. Her opstiller ordregiveren en liste over interesserede kvalificerede virksomheder. Ud fra denne liste vælger ordregiveren dem, der kan afgive tilbud på den konkrete opgave.

Konkurrencepræget dialog er en udbudsform, som anvendes, når innovation og strategisk udvikling er højt prioriteret. I første fase drøfter ordregiver mulige løsninger med nogle prækvalificerede virksomheder. I anden fase afgives der bindende tilbud på den eller de bedste løsninger.

Projektkonkurrence er en udbudsform, hvor der også er rig mulighed for at indgå i dialog og inddrage brugerinteresser i forarbejdet til det endelige konkurrencebidrag, eksempelvis en arkitektkonkurrence.

Har din virksomhed været i dialog med den offentlige myndighed før selve udbudsprocessen, vil den også have indflydelse på udvælgelseskriterierne, det vil sige, de kriterier, der bruges til at vurdere din virksomhed:

• Har den været i diskvalificerede situationer (konkurs mv.)?
• Har den de krævede faglige og tekniske kvalifikationer?
• Råder den over de krævede finansielle og økonomiske ressourcer?
• Ved prækvalifikation: Om virksomheden hører til den kreds af virksomheder, der vil blive opfordret til at afgive bud?

Tildelingskriterier

Tildelingskriterierne bruges til at sammenligne tilbud og identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud:

• Den offentlige indkøbsmyndighed kan vælge kun at bruge prisen som tildelingskriterium (billigste tilbud vinder). Kvalitetsniveauet har ordregiveren fastlagt i udbudsmaterialet.
• Den anden mulighed er at vælge »det økonomisk mest fordelagtige tilbud«. Her sammenlignes forskellige kriterier som for eksempel pris, kvalitet, service mv. Det skal angives, hvordan delkriterierne vægtes i forhold til hinanden.

I projekter, som involverer produktudvikling og innovation, vil tildelingskriteriet som regel aldrig kun være hængt op på pris. Ordregiveren vil i stedet lade tilbudsgiverne konkurrere på at levere den bedste kvalitet i forhold til den tilbudte pris. Det skal fremgå, hvad kvaliteten måles på i tildelingskriteriernes underkriterier. Eksempelvis kan tilbudsgivere konkurrere på kvaliteten af de materialer, der indgår i en leverance – det kan være holdbarheden eller den æstetiske kvalitet.