Offentlige udbud

Ved offentlige udbud i Danmark kan alle med interesse i det offentlige udbud tilgå udbudsmaterialet og give tilbud på det. Læs vores artikel om offentlige udbud herunder, og få en bred viden om emnet. Du kan blandt andet læse om offentlige udbud i Danmark samt få information om, hvor du kan tilgå en samlet oversigt over offentlige udbud.

Vi er den eneste virksomhed i Danmark, som er specialiseret i strategisk salgsrådgivning, der bidrager til hurtigere og bedre resultater på det offentlige marked. Læs mere om os, se vores cases og kontakt os for en dialog om, hvordan vi kan hjælpe dig med at vækste din virksomhed på det offentlige marked.

Sådan fungerer offentlige udbud i Danmark

Ved alle udbudsformer – inklusive offentlige udbud – bedømmes de enkelte virksomheder af indkøberen. Bedømmelsen er udelukkende på, hvorvidt virksomheden kan varetage den udbudte opgave, hvilket bestemmes ud fra de udvælgelseskriterier, som er formidlet i ”udbudsbekendtgørelsen”.

Noget af det vigtigste man derfor kan gøre med sin virksomheds tilbud i forbindelse med for eksempel offentlige udbud er derfor at have styr på udvælgelseskriterierne, da din virksomheds tilbud ellers ikke vil komme til vurdering. Efterfølgende vurderes og evalueres tilbuddene med afsæt i det tildelingskriterium, der er udbudt førnævnte ”udbudsbekendtgørelse”.

Offentlige udbud er kun én ud af syv udbudsformer, som virksomheder eller offentlige indkøbere kan lave tilbud på. De seks resterende er:

• Projektkonkurrencer
• Begrænset udbud
• Dynamisk indkøbssystem
• Udbud med forhandling
• Innovationspartnerskaber
• Konkurrencepræget dialog

Oversigter og frister for offentlige udbud

Hvis din virksomhed vil sælge eller allerede sælger til det offentlige, er det en god idé at have styr på udbudsfristerne. Der er som udgangspunkt tale om en tilbudsfrist på 35 dage, hvis man vælger et offentligt udbud, hvorunder det bør tilføjes, at fristen gælder fra den dag udbuddet sendes til EU’s publikationskontor. Fristen kan dog reduceres, hvis der enten er tale om en i forvejen udarbejdet vejledende forhåndsmeddelelse, eller hvis udbudsbekendtgørelsen er fremsendt elektronisk.

Det er dog værd at bide mærke i, at indkøberen i et offentligt udbud, ikke kan forhandle om de grundlæggende forhold i tilbuddene, såsom prisniveauer og/eller rabatstørrelser. På grund af dette ser man også offentlige indkøbere, som indleder udbudsprocessen i dialog med markedet. Oversigterne over offentlige udbud kan tilgås samlet på udbud.dk

Når offentlige udbud alligevel går galt

Private virksomheder oplever ofte, at der stilles mange særlige krav i udbudsmaterialet. Det kan være krav om medarbejdernes uddannelsesniveau, anvendelse af særlige redskaber osv. Også den tilbudte pris kan der sættes spørgsmålstegn ved. Den offentlige udbyder kan nemlig indhente et såkaldt kontroltilbud, som er et tilbud beregnet af revisorer. Hvis denne beregning viser en lavere pris, vil virksomheden være tvunget til at fremsætte et nyt tilbud eller trække sig.

I mange tilfælde har tilbudsgivere oplevet, at kontroltilbuddet slet ikke opererer med samme objektive kriterier som virksomhedens eget. For eksempel medregnes lønsumsafgifter eller afskrivninger på materiel ikke, fordi den offentlige myndighed ikke bruger disse begreber. Alle sager, hvor tilbudsgiverne føler sig uretfærdigt behandlet, kan blive bragt for Klagenævnet for Udbud.

En klage kan få opsættende virkning, således at udbudsprocessen standses. Det sker jævnligt, at nævnet kræver, at et udbud bliver annulleret. I mange sager indklages de offentlige udbudsgivere, fordi valget af leverandør ikke svarer til den vægtning mellem pris, kvalitet osv., der er indført i tildelingskriterierne. Ofte vinder private virksomheder de sager, de indklager, hvorefter hele udbudsprocessen skal gå om.

Der kan være mange årsager til, at leverandører og offentlige myndigheder går galt af hinanden. Leverandører kan komme til at mangle medarbejdere, underleverancer eller råvarer, så de ikke kan opfylde kontrakten. De kan indgå̊ i et langvarigt udviklingssamarbejde med en offentlig enhed, selvom de er klar over, at der er en risiko for, at forventningerne ikke opfyldes, eller at resultaterne er længe om at vise sig. Eller der kan være tale om, at opgaven ikke er beskrevet fyldestgørende nok i udbudsmaterialet, så leverandøren støder på uforudsete problemer.

Din virksomhed skal være opmærksom på uafklarede problemstillinger, når I er i dialog med den offentlige sektor. Ansvaret for, at samarbejdet bliver en succes, hviler på begge parter. Det kan betale sig at tænke med livrem og seler på, især når det drejer sig om store ordrer, innovative udviklingsprojekter eller udliciteringer, hvor der skal overtages medarbejdere.

I dialogen med den offentlige modpart skal der være plads til at tale om »worst case«-scenarier. Disse scenarier skal indgå̊ i udformningen af kontrakter. Ansvarsfordelingen skal ligge fast, og der skal være klare aftaler omkring terminer. Hvis der dukker helt uforudsete forhindringer op, skal begge parter vise en vilje til at løse problemerne. Heldigvis findes der langt flere positive end negative historier om offentligt-privat samarbejde. De fylder imidlertid ikke lige så meget på forsiderne af aviserne.